Changer de logiciel sans perdre ses données : comment s'y prendre ?

Quand une entreprise change de logiciel, la crainte porte rarement sur les écrans. Elle porte sur les données : des années de fiches clients, de devis, de demandes et d'échanges vivent dans l'outil actuel. Pour changer de logiciel sans perdre ses données, la méthode compte davantage que l'outil d'arrivée. Cet article suit l'ordre d'un changement réussi : vérifier l'export, faire l'inventaire, relier les champs, tester la reprise et organiser la bascule.

Pourquoi des données se perdent quand vous changez de logiciel

Une perte de données arrive rarement d'un seul coup. Les fiches sont bien là après le changement, mais une partie de leur sens a disparu en route.

Trois éléments se perdent plus souvent que les autres. Il y a d'abord les liens entre les fiches : le contact rattaché à son entreprise, la commande à son client, la demande à son contrat. Il y a ensuite l'historique, c'est-à-dire les notes, les e-mails, les appels et les commentaires échangés autour d'une fiche. Il y a enfin les pièces jointes, comme les devis signés, les photos ou les bons d'intervention.

Une dernière perte passe souvent inaperçue, celle des règles. Un logiciel de relation client, ou CRM, relance un devis, attribue un client à un commercial ou calcule une remise. Ces règles ne sont pas des données, et aucun export ne les emporte. Il faut donc les décrire en mots simples, puis les reconstruire dans le nouvel outil.

Si vous hésitez encore à remplacer votre logiciel de gestion, notre article ajouter un module ou tout remplacer aide à trancher avant de lancer le chantier.

Vérifier le contenu de l'export avant de résilier

La plupart des logiciels loués en ligne par abonnement, appelés SaaS, proposent un export. Son contenu varie pourtant d'un éditeur à l'autre, et beaucoup d'entreprises le découvrent au dernier moment.

Trois éditeurs connus le montrent bien. Chez HubSpot, l'export des fiches reprend leurs propriétés et leurs associations, mais les activités des contacts, comme les appels et les notes, demandent d'autres exports ou le passage par l'API. L'API est la porte d'entrée prévue entre deux logiciels, et elle demande souvent un développeur.

Chez Zendesk, outil de suivi des demandes, les exports de données ne sont pas activés par défaut et ne figurent pas dans toutes les formules. Son export au format CSV, un tableau que lit Excel, ne contient ni les commentaires ni les descriptions des tickets. Chez Salesforce, l'export de sauvegarde produit des fichiers CSV, et les documents et pièces jointes n'y figurent que si vous cochez les options prévues. Les fichiers sont ensuite supprimés 48 heures après l'e-mail qui les met à disposition.

Avant toute décision, faites donc ces vérifications.

• Lancez un export complet d'essai, bien avant la date de résiliation.
• Ouvrez chaque fichier et cherchez les liens entre fiches, l'historique et les pièces jointes.
• Demandez par écrit à l'éditeur comment récupérer chaque élément absent, et dans quel format.
• Notez la date de fin de votre abonnement, et demandez jusqu'à quand vos données resteront accessibles ensuite.

Faire l'inventaire des données à reprendre

Avant de déplacer quoi que ce soit, dressez la liste de tout ce que l'ancien logiciel contient. Cet inventaire évite deux erreurs opposées : tout reprendre sans trier, ou oublier une donnée dont une équipe se sert chaque semaine.

Pour chaque ligne, nommez la personne qui connaît le mieux ces données, car elle validera la reprise plus tard. Si l'équipe tient aussi un fichier Excel à côté de l'outil officiel, ajoutez-le à l'inventaire. Les étapes pour le nettoyer sont détaillées dans notre article remplacer un fichier Excel.

Faire correspondre les champs des deux logiciels

Un champ est une case de la fiche, comme le nom, la ville ou l'étape d'un devis. Les deux logiciels n'ont presque jamais les mêmes champs, ni sous le même nom. La table de correspondance règle ce problème : elle indique, pour chaque champ de l'ancien outil, sa place dans le nouveau.

Les difficultés viennent rarement des champs simples. Elles viennent des listes de valeurs, comme les étapes de vente, que chaque équipe a enrichies au fil des années. Elles viennent aussi des identifiants, ces numéros uniques qui relient une fiche à une autre. Si l'identifiant d'origine se perd, le contact ne retrouve plus son entreprise.

Certains logiciels prévoient ce cas. Odoo, par exemple, propose de reporter l'identifiant d'origine dans une colonne d'identifiant externe pour recréer les relations entre enregistrements. Le même fichier peut alors être importé plusieurs fois sans créer de doublons.

• Listez chaque champ de l'ancien logiciel, avec un exemple de valeur réelle.
• Indiquez en face le champ d'arrivée, ou la décision de ne pas le reprendre.
• Regroupez avec l'équipe concernée les valeurs de liste qui veulent dire la même chose.
• Conservez l'identifiant d'origine de chaque fiche dans le nouvel outil.
• Faites valider la table par les personnes nommées dans l'inventaire.

Tester la reprise avant la bascule

La reprise des données, aussi appelée migration, se teste comme le reste du logiciel. Un premier essai réserve presque toujours des surprises : des accents abîmés, des dates où le jour et le mois sont inversés, des fiches sans propriétaire.

Commencez par un échantillon, puis faites un essai complet sur une copie du nouvel outil. Comparez ensuite les deux logiciels sur des points précis.

• Le nombre de fiches de chaque type, avant et après la reprise.
• Les totaux qui comptent pour l'activité, comme le chiffre d'affaires d'une année ou le nombre de demandes ouvertes.
• Une vingtaine de fiches réelles, ouvertes côte à côte par les personnes qui s'en servent.
• Les liens, pour que chaque contact retrouve son entreprise et chaque commande son client.
• Les pièces jointes, qui doivent s'ouvrir depuis la bonne fiche.

L'essai complet sert aussi à mesurer la durée de la reprise. Vous saurez ainsi combien de temps réserver le jour de la bascule.

Organiser la bascule sans arrêter l'activité

La bascule est le moment où l'équipe quitte l'ancien logiciel pour le nouveau. Quand la reprise a déjà été testée, elle se déroule sans improvisation.

• Choisissez une période calme, loin d'une clôture de mois ou d'un pic de commandes.
• Fixez une heure après laquelle plus personne n'écrit dans l'ancien logiciel.
• Lancez alors l'export final, puis la reprise testée, sans changer la méthode.
• Refaites les vérifications du test avant d'ouvrir le nouvel outil à l'équipe.
• Gardez l'accès à l'ancien logiciel quelques semaines si l'abonnement le permet, sans y saisir de nouvelles données.
• Archivez les fichiers d'export complets et datés dans un espace que vous contrôlez.

Évitez de faire vivre les deux logiciels en parallèle trop longtemps. Chaque jour de double saisie crée des écarts, et l'équipe ne sait plus quel outil fait foi.

Par où commencer pour changer de logiciel sans perdre ses données

1. Lancez un export complet de l'outil actuel, et ouvrez chaque fichier.
2. Notez la date de fin de l'abonnement, et demandez à l'éditeur jusqu'à quand vos données restent accessibles.
3. Dressez l'inventaire des données avec les équipes qui s'en servent.
4. Écrivez la table de correspondance des champs, puis faites-la valider.
5. Testez la reprise sur une copie, puis fixez la date de la bascule.

Faire appel à Zero License

Zero License construit des logiciels métier pour les entreprises qui veulent arrêter de louer leurs outils et en devenir propriétaires. Le logiciel suit vos process réels, c'est-à-dire les opérations que votre équipe répète, et remplace un CRM, un logiciel de gestion ou un outil de suivi des demandes. Au mois 12, nous vous transférons le code source, l'hébergement et la propriété du logiciel. Vos données restent ensuite dans un logiciel hébergé chez vous, dans le cloud ou sur vos serveurs.

Vous pouvez aussi demander un prototype gratuit, construit sur vos process réels, que vous gardez ensuite.