Logiciel sur mesure ou SaaS : que choisir pour votre entreprise ?

Votre entreprise paie sans doute plusieurs abonnements chaque mois, par exemple un logiciel pour suivre vos clients et un autre pour facturer. Ces outils rendent service. Pourtant, une partie de l'équipe tient parfois un fichier Excel à côté, parce que ces outils ne suivent pas tout à fait sa façon de travailler. Vous avez alors le choix : continuer à louer ces logiciels, ou en faire construire un pour votre entreprise. Cet article explique les deux options en mots simples, puis vous aide à choisir pour chacun de vos besoins.

Qu'est-ce qu'un logiciel SaaS ?

Un logiciel SaaS est un logiciel que vous louez et utilisez par internet. Le sigle vient de l'anglais software as a service, « logiciel en tant que service ». Vous n'installez rien : vous ouvrez une page web, vous entrez votre identifiant, et le logiciel s'affiche. Vous ne l'achetez pas non plus. Vous payez un droit d'accès, le plus souvent par un abonnement mensuel ou annuel, explique France Num, le service de l'État qui accompagne les TPE et PME dans le numérique.

L'éditeur, c'est-à-dire l'entreprise qui fabrique le logiciel, garde vos données sur ses serveurs et fait les mises à jour pour tous ses clients. Les logiciels de suivi des clients comme HubSpot ou Salesforce, et les services d'assistance comme Zendesk, fonctionnent ainsi.

Le prix dépend en général du nombre d'utilisateurs et des options choisies. Chaque nouveau salarié qui se sert de l'outil peut donc alourdir la facture.

Qu'est-ce qu'un logiciel sur mesure ?

Un logiciel sur mesure est construit pour une seule entreprise, la vôtre. Un prestataire, ou un développeur de votre équipe, écrit le programme d'après votre façon de travailler, par exemple les étapes d'une commande ou vos règles de prix.

Une image aide à voir la différence. Le SaaS ressemble à un bureau loué dans un centre d'affaires : il est prêt le jour même et le gestionnaire l'entretient, mais vous ne pouvez pas déplacer une cloison. Le sur mesure ressemble à un local aménagé selon vos plans. Il faut attendre la fin des travaux, puis l'entretenir, mais chaque pièce correspond à votre activité.

Ce logiciel se paie surtout au départ, pendant sa construction, qui dure de quelques semaines à plusieurs mois. Il fonctionne ensuite sur des serveurs loués chez un hébergeur, ou sur les vôtres. Il faut aussi quelqu'un pour le corriger et le faire évoluer : le prestataire ou votre propre équipe.

Un point se règle avant de signer. Le code, c'est-à-dire le texte du programme, est indispensable pour modifier le logiciel. Or commander un logiciel ne suffit pas pour en devenir propriétaire : faites écrire dans le contrat que le code vous appartient. Sinon, seul le prestataire pourra le faire évoluer.

Avantages et limites de chaque solution

Aucune des deux solutions ne l'emporte sur tous les plans.

Le prix d'un abonnement n'est pas figé. Vertice, une société qui suit les tarifs de 16 000 éditeurs, a mesuré une hausse moyenne de 12 % entre août 2022 et août 2023, rapporte Le Monde Informatique. Sur un abonnement de 1 000 € par mois, une telle hausse ajoute 1 440 € à la facture de l'année.

Le sur mesure a lui aussi son risque. Chaque oubli dans la description du besoin se découvre pendant la construction et se paie en plus. Ce risque baisse quand le besoin est écrit avant le premier jour de travail et quand vous voyez le logiciel avancer chaque semaine.

Quelle solution pour quel besoin ?

Quand un logiciel en ligne suffit

Un logiciel en ligne reste souvent le bon choix, dans les cas suivants.

• Votre besoin est celui de la plupart des entreprises, comme la comptabilité ou la paie. Ces tâches suivent des règles communes, et l'éditeur met son logiciel à jour quand elles changent.
• Vous devez démarrer vite. Un logiciel en ligne se met en place bien plus vite qu'un logiciel à construire.
• Le logiciel couvre presque tout votre besoin. Avant de chercher plus loin, demandez à l'éditeur ce que permettent ses réglages.
• Personne n'a le temps de suivre un projet, qui demande des réunions et des décisions pendant toute la construction.

Le logiciel en ligne a aussi des avantages pratiques. Il s'ouvre de partout avec une connexion internet, et un simple réglage coupe l'accès d'un salarié qui quitte l'entreprise, note France Num.

Quand le sur mesure se justifie

Le sur mesure devient intéressant dans d'autres cas.

• Votre façon de travailler fait votre différence, et aucun logiciel du marché ne la suit. Prenons un fabricant de meubles qui chiffre chaque devis selon l'essence du bois et la charge de son atelier. Si aucun logiciel de devis ne connaît ces règles, son équipe recopie les prix dans un tableur, avec des erreurs à la clé.
• Une équipe tient un fichier Excel à côté de l'outil officiel. Ce fichier montre ce que le logiciel ne couvre pas, et il fait un bon premier candidat au remplacement.
• La facture des abonnements grossit à chaque embauche, ou augmente chaque année sans rien vous apporter de neuf.
• Vous payez plusieurs logiciels spécialisés, et vos équipes recopient les mêmes informations de l'un à l'autre. Multiplier les abonnements fait vite monter le coût total, prévient France Num.

Garder les deux

Rien ne vous oblige à tout remplacer. Vous pouvez garder un logiciel en ligne pour la comptabilité et la paie, et faire construire seulement l'outil propre à votre métier, comme les devis. Les deux peuvent échanger leurs informations si le logiciel en ligne offre une porte d'entrée prévue pour cela (son nom technique est API). Posez la question à l'éditeur.

Par où commencer

Vous pouvez suivre ces étapes seul.

1. Listez vos abonnements logiciels avec leur prix annuel, leur nombre d'utilisateurs et leur prix d'il y a trois ans.
2. Demandez à chaque équipe quels fichiers Excel elle tient à côté des logiciels officiels, et à quoi ils lui servent.
3. Classez chaque outil en deux groupes : d'un côté les tâches communes à toutes les entreprises, à laisser en location, de l'autre le travail propre à votre métier, candidat au sur mesure.
4. Pour les logiciels en ligne que vous gardez, vérifiez que vous pouvez exporter toutes vos données dans un fichier qu'un autre outil sait lire. Vous restez ainsi libre de changer d'éditeur.
5. Comparez les deux solutions sur cinq ans plutôt que sur un mois : d'un côté les abonnements et leurs hausses, de l'autre la construction, l'hébergement et l'entretien. Le calculateur de Zero License fait ce calcul sur trois ans.
6. Commencez par un seul outil, de préférence le fichier Excel qui fait perdre le plus de temps.

Faire appel à Zero License

Zero License construit des logiciels adaptés au métier de chaque entreprise, pour celles qui veulent arrêter de louer leurs outils et en devenir propriétaires. Pour un projet complet, nous fixons le prix au forfait après un audit de sept jours, pendant lequel nous examinons vos outils et vos fichiers Excel. Au mois 12, nous vous transférons le code, l'hébergement et la propriété du logiciel, comme le détaille le déroulé d'un projet. Un autre article explique comment nous limitons le risque d'échec.

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